Организация перевозки сотрудников для компании на Шри-Ланке

Проблема

Brandix Apparel – крупнейший экспортер одежды в Шри-Ланке, на долю которого приходится более 3% ВВП страны. 23 бизнес-подразделения компании используют в более 1000 транспортных средств, чтобы доставлять около 20 000 сотрудников на работу и обратно согласно графику, а также перевозить персонал по рабочим вопросам, когда им необходимо ездить между подразделениями, посещать клиентов/поставщиков и т. д. Компания искала решение для управления перевозкой сотрудников, чтобы упростить управление корпоративным автопарком.

• Brandix Apparel арендует свой автопарк у владельцев транспортных средств, которые получают ежемесячную оплату по заранее согласованной ставке на базе километража. Владельцы в основном предоставляют одно транспортное средство. Таким образом, количество владельцев ТС примерно равно количеству единиц транспорта. Это обстоятельство значительно осложняло организацию перевозки сотрудников.
• Ежемесячно компании приходилось обрабатывать 50 000 запросов на использование транспорта.
• Во время утвержденных поездок автомобили часто использовались не по назначению, но без решения по управлению перевозкой сотрудников это было трудно доказать. Поэтому, даже когда возникали сомнения, спор, как правило, разрешался в пользу владельца транспортного средства.
• Когда несколько сотрудников из разных отделов ехали в одном направлении, они не могли ехать вместе, так как поездками занимались независимые команды в каждом бизнес-подразделении. Таким образом для поездок, которые можно было бы объединить, выделялось несколько транспортных средств, что увеличивало расходы.
• Бюджет на перевозки часто превышался, а решение по организации перевозки сотрудников могло бы помочь компании устанавливать бюджеты и предотвращать переплаты.
• Цена на запланированные ежедневные поездки была фиксированной. Даже если некоторые сотрудники отсутствовали в определенные дни и километраж сокращался, оплата за поездку все равно была прежней из-за сложности расчетов.

Решение

Brandix Apparel обратилась к партнеру Wialon, компании KLOUDIP из Шри-Ланки, за решением для организации перевозки сотрудников, которое позволило бы швейной компании оптимизировать корпоративные перевозки.

Решение состоит из платформы GOFER для управления перевозкой персонала на базе flespi, платформы Wialon для GPS-мониторинга и IoT, а также трекеров Xirgo FMS500 Light и Concox GV26, установленных на всех транспортных средствах. Эта комбинация дает клиенту множество возможностей:

• Сотрудник запрашивает автомобиль через платформу управления перевозкой сотрудников GOFER и ожидает одобрения менеджера. После согласования поездки диспетчер закрепляет ее за водителем. Водитель принимает поездку и едет в указанное место, чтобы забрать сотрудника.
• Диспетчеры могут настроить бронирование для повторяющихся поездок с несколькими пунктами посадки/высадки.
• Водители могут получать оплату за завершенные поездки на базе оценочного или фактического пробега.
• Сотрудники могут легко заказать совместную поездку. Им просто нужно указать несколько пунктов сбора при оформлении запроса.
• Менеджеры могут видеть поездки, ожидающие одобрения, предполагаемое расстояние, предполагаемую стоимость, начальный и конечный пункт поездки.
• Если в поездке было отказано, сотрудник получает уведомление с указанием причины.
• Диспетчер в любой момент может использовать фильтрацию по водителю и выбрать завершенные поездки для оплаты по фактическому или предварительно рассчитанному пробегу.
• Платформа для организации перевозки сотрудников позволяет установить бюджет на поездку. Если стоимость поездки превышает бюджет, она будет отклонена.
• GOFER интегрировали с Wialon, чтобы предоставить клиенту данные GPS-мониторинга и информацию о поведении водителей.

Компания KLOUDIP организовала тренинги для каждого бизнес-подразделения клиента, разделив пользователей на четыре типа: пассажиры, менеджеры, диспетчеры и водители.

Партнер Wialon также создал обучающие видеоролики, чтобы помочь сотрудникам эффективно использовать платформу для управления перевозкой сотрудников. Пользователи могут получить доступ к роликам по запросу, когда им нужно научиться использовать определенные функции GOFER.

KLOUDIP также внедрили систему тикетов в службу поддержки клиента для решения возникающих вопросов.